환자 정보 관리 방법

1. 환자정보 관리 개요

환자정보 관리란 원무 행정에서 환자의 인적사항과 보험정보를 관리, 진료증, 진료기록지 출력, 외래/입원 환자의 접수 및 입원환자 퇴원처리 등의 업무 등을 포함한다. 즉, 환자가 내원해서 진료를 받기 전까지의 모든 업무가 포함되며, 내원해 있는 환자가 많아 환자에게 불편을 초래할 경우 진료실 배정 등의 업무도 포함된다.

이러한 업무를 처리할 수 있는 프로그램에 예제프로그램의 메인화면에 있는 ‘접수’ 프로그램이며, 각 입력항목 및 기능 중 ‘기초자료관리 사용 실습’ 부분에서 논한 부분을 제외하고 설명할 것이다.

2. 신규환자 등록

<그림1>은 예제 프로그램에서 환자 신상정보 및 보험정보를 관리하는 화면이다. 화면에서 좌측에 있는 부분이 환자 정보 입력 및 조회 화면이고, 우측은 외래/입원 접수 및 현 외래 접수자, 입원환자를 조회하는 화면이다.

<그림 1> 접수 초기 화면

환자가 의료기관에 제일 처음 내원할 경우 건강보험 환자는 건강보험증, 의료급여 환자는 의료급여증 등을 제시하고, 자동차보험이나 산업재해 환자는 보험 해당 여부를 증명할 수 있는 서류를 제시하게 된다. 이런 증서를 통해 얻은 환자 정보는 이후 환자 관리나 보험 청구 시에 반드시 포함되어야 하므로, 정확하게 입력하고 관리하여야 한다. 보험 청구를 기준으로 반드시 필요한 환자 정보 환자성명, 주민등록번호, 보험종류, 사업장기호, 증번호, 피보성명, 피보주민번호 등이며, 나머지 정보는 환자 관리를 위해 추가적으로 입력해 놓을 수 있다.

환자번호는 의료기관 입장에서 환자별로 부여되는 고유번호이며, 의료정보 시스템 내에서도 환자를 구분하는 기준이 된다. 따라서 하나의 환자번호로 두 명 이상의 환자를 등록해서는 안되며, 가급적이면 같은 환자에 대해 하나의 환자번호로 관리하는 것이 좋다. 환자번호는 의료기관에 따라 자동, 수동으로 부여할 수 있으며, 진찰증이나 진료카드를 환자에게 발급할 경우 그러한 외부매체를 통해 입력된 번호로 환자번호를 대체할 수 있다.

우편번호,주소, 휴대폰번호, EMAIL 주소 등은 반드시 필요한 정보는 아니지만, 진단서 발급, 응급 상황 시 환자에게 연락, 환자 관리를 위한 DM 발송 시 사용할 수 있으므로, 가급적이면 정확하게 입력하는 것이 좋다.

사업장기호, 증번호 등의 보험정보는 보험 적용 대상자라면 반드시 입력해야 하고, 산재나 자보환자라도 기초자료관리에서 등록해 놓은 조합기호를 이용해 사업장기호는 반드시 입력해야 한다. 건강보험이나 의료급여 환자의 경우 최근에는 해당 증서(건강보험증, 의료급여증)을 가지고 오지 않았을 경우, 국민건강보험 홈페이지를 통해 이러한 정보를 실시간으로 조회할 수 있는 데, 예제 프로그램에서도 ‘주민번호’ 입력란 우측에 있는 버튼을 클릭하면, <그림 2>와 같은 화면을 통해 조회가 가능하다. 물론 이러한 서비스를 이용하기 위해서는 ‘국민건강보험’ 홈페이지(http://www.nhic.or.kr)를 통해 요양기관 회원 가입을 해야 하며, 회원 가입은 무료이다.

<그림 2> 건강보험, 의료급여 수진자 자격조회 기능

같은 보험증을 사용하고 있는 가족 중에 다른 한 명이 다시 내원할 경우에는 이미 입력되어 있는 보험정보를 이용해, 환자 성명이나 주민번호 변경만으로 환자 등록이 가능한데, 이 경우  화면 좌측에 있는 ‘복제등록’ 버튼을 이용하면 가능하다.

환자에 대한 특이사항 등 이후 내원 시 접수시점에서 확인이 필요한 메모사항이 있는 경우, ‘참고사항’ 란에 입력해 놓으면, 접수 프로그램 뿐만 아니라 다음 장에서 설명하는 ‘원무수납’이라는 진료내역 입력 프로그램에서도 확인할 수 있다.

3. 외래, 입원환자 접수

원무과 내에서 같은 직원이 환자 정보와 진료내역을 동시에 입력한다면, 굳이 ‘외래접수’라는 기능을 사용할 필요가 없다. 의료정보시스템에서 ‘접수’라는 의미는 환자가 내원했다는 사실을 다른 부서 또는 다른 직원에게 알릴 필요가 있을 때만 사용하는 개념이다.

예제 프로그램에서 접수 기능을 사용하게 된다면 환자 등록 시점(신환일 경우) 또는 이미 입력되어 있는 환자를 조회(구환일 경우)한 상태에서, <그림 3>와 같이 진료과목, 진료실, 담당의사 등을 선택한 다음 ‘외래접수’ 버튼을 클릭하면 된다. 화면에서 진료일자, 진료시간, 요양기관 등은 자동으로 표시되며, 초재구분도 환자의 최근 내원일자를 통해 자동으로 설정되므로 필요한 경우에만 수정하면 된다.

<그림 3> 외래  접수 화면

<그림 3>에서 상단의 ‘외래예약’ 버튼을 클릭하면, <그림 4>와 같은 예약 관리 화면이 보인다. 예약 시 입력하는 항목은 접수 화면과 유사하며, 다만 예약일자와 예약시간을 지정한다는 부분만 다른다. 예약 전에 의사별로 스케쥴을 미리 확인하려면, ‘의사스케쥴’ 버튼을 클릭해 확인할 수 있다.

<그림 4> 외래 예약화면

<그림 4>에서 ‘입원접수’ 버튼을 클릭하면 마찬가지로 아래와 같은 ‘입원접수’ 화면이 보인다. 이 화면에서 입원경로, 입원종류, 입원일자, 입원시간 등은 진료비 계산 및 보험 청구와 관련된 항목이므로 반드시 입력해야 하며, 특히 입원 시간에 따라 입원료 산정방식이 달라질 수 있다는 것은 많은 의료기관에서 인지하지 못해 손해를 보는 경우도 있으므로 주의하길 바란다. 이에 대한 자세한 내용을 확인하고 싶으면 ‘4장 보험청구전산화업무’의 ‘2절 행위 요양급여 산정방법’의 내용을 참조하기 바란다.

만일 의료기관에서 병동 및 병실관리, 여유 병실 관리 등을 한다면, 병동과 입원실도 입력해야 한다.

<그림 5> 입원접수 화면

외래 접수, 예약, 입원 접수된 환자의 접수 정보를 수정하기 위해서는 <그림 6>의 접수 리스트에서 해당 환자를 더블 클릭한 후, 접수할 때와 동일한 화면에서 정보 수정을 한 후, ‘접수수정’ 버튼을 클릭하면 된다.

<그림 6> 접수 리스트

4. 보험정보 변경

의료기관에 내원한 환자가 전직 등의 이유로 보험의 사업장기호나 증번호가 변경되거나, 의료기관 담당자의 실수로 보험 정보 입력이 잘 못 되어 있을 경우 이러한 보험정보를 즉시 수정하여야 한다. 앞에서도 말한 바와 같이 보험 정보를 잘 못 입력된 상태에서, 보험 청구를 할 경우 반송 등의 불이익이 있을 수 있으므로, 보험 정보 관리는 많은 주의를 기울여야 한다.

예제 프로그램에서 보험정보를 변경하려면, 해당 환자를 조회한 후 화면 좌측의 ‘보험이력’ 버튼을 클릭해 <그림 7> 과 같은 화면이 보이도록 한다. 화면상에는 우선 환자의 현재 보험정보가 보여지며, ‘보험내역’에는 환자의 보험 히스토리 정보도 확인할 수 있다. 만일 환자가 건강보험에서 의료보호, 자동차보험에서 건강보험으로 변경되는 등 보험 종류 자체가 변경될 경우에는 화면 하단의 ‘보험정보변경’ 버튼을 클릭해 보험종류를 포함한 모든 정보를 수정해야 하지만, 사업장기호나 증번호 등만 수정할 경우에는 ‘보험정보수정’ 버튼을 클릭해 해당 항목만 수정하면 된다. 모든 수정작업이 완료되면 ‘보험정보저장’ 버튼을 클릭해 변경된 보험정보를 저장한다.

아래 화면의 ‘보험내역’ 부분에 있는 보험 종류를 클릭하면 각 보험정보로 내원한 날짜정보가 우측의 ‘진료내역’에 표시된다. 이 정보를 통해 과거 내원일에 잘 못된 보험종류가 설정되어 있다면, ‘진료정보수정’ 버튼을 클릭해 해당일의 보험종류도 변경할 수 있다.