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관리자 
2004-06-24 진단서, 공문 관리 업무
1. 진단서 및 제증명업무
1) 개요
진단서 및 제증명업무는 환자의 요구에 따라 발급해 주는 민원업무라 할 수 있다. 병원마다 업무처리절차에 다소의 차이가 있기는 하나 외래 접수를 통해 해당 진료과의 담당의사에게 진단의 내용을 받아 원무부서 진단서 담당에게 전달되면 확인 후 직인과 간인을 날인하여 발급하는 업무이다. 입원환자인 경우에는 별도의 접수 없이 재원 중 담당의사가 진단의 내용을 기록해 주면 수수료를 납부하고 위 절차에 따르게 된다.
진단서의 종류에는 일반진단서, 병사용진단서, 공상용진단서, 심신장애진단서, 사망진단서, 국민연금장애진단서, 상해진단서, 장애진단서, 공무원 연금장애진단서, 후유장애진단서, 영문진단서 등이 있으며, 제증명에는 향후치료비추정서, 소견서, 사체검안서, 입원확인서, 출생증명서, 진료확인서, 치료확인서, 진료비납입증명서, 진료의뢰서 등이 있다.
2) 진단서 작성 및 발급 기준
의료법 18조에 따르면 의료업에 종사하고 자신이 진찰 또는 검안한 의사/치과의사 또는 한의사가 아니면 진단서/검안서/증명서 또는 처방전(전자처방전 포함)을 작성하여 교부하거나 발송하지 못하며, 환자 또는 가족이 진단서/검안서 또는 증명서의 교부요구를 받은 때에는 정당한 이유없이 이를 거부하지 못한다. 출력/사망 또는 사산 증명서도 마찬가지로 자신이 조산한 의사/한의사 또는 조산사가 아니면 교부할 수 없도록 규정하고 있다. 이는 환자의 건강상태를 증명하고, 기타 다른 사회생활을 영위하는데 있어서 중요한 영향을 미칠 수 없는 의료관련 증빙서류의 발급 내용과 책임 소재를 명확히 하기 위한 것이다.
3) 진단서 기재사항
진단서 발급원칙 뿐만 아니라, 진단서 서식과 기재사항도 의료법 시행규칙에 의해 규정되어 있다. 의료법 시행규칙 제12조에 규정된 진단서 기재사항은 다음과 같다.
① 일반 진단서 기재사항
- 환자의 주소/성명 및 주민등록번호
- 병명(한국표준질병사인분류에 따른 병명) 및 발병연월일
- 향후 치료에 대한 소견
- 진단연월일
- 의료기관의 명칭/소재지, 진찰한 의사/치과의사 또는 한의사의 성명/면허자격번호/면허번호
② 질병의 원인이 상해일 때 추가 기재사항
- 상해의 원인 또는 추정되는 상해원인
- 상해의 부위 및 정도
- 치료기관
- 입원의 필요여부
- 외과적 수술여부
- 병발증의 발생가능혀부
- 통상활동의 가능여부
- 식사의 가능여부
- 상해에 대한 소견
* 진단서에는 연도별로 그 종류에 따라 일련번호를 붙이고, 진단서를 교부한 때에는 그 부본을 비치하여야 한다.
2. 대외기관 공문처리 업무
1) 개요
대외기관 공문처리란 해당 병원과 관계되는 관련기관으로부터 병원에서 진료 받은 수진자에 관한 문서상의 처리를 의뢰해 올 경우 이를 처리하고 회신공문을 작성해 발송하는 업무이다.
대외기관에서 병원에 자료를 의뢰하거나 민원이 신고되어 그에 대한 처리를 문서상으로 요청해 올 경우, 공문처리 담당자는 업무내용에 따라 의무기록실이나 전산실의 협조를 받아 공문의 내용에 적절한 처리를 하고, 회신할 공문을 2부 작성해 결재를 득한 후 1부는 보관하고, 1부는 총무부서를 통해 대외기관에 발송하게 된다.
2) 업무의 내용
우선 공문서를 발송한 대외기관이 자료를 요구하는 이유를 파악한 후, 그 이유를 잘 설명해 주는 자료를 복사하거나 작성해 회신한다. 이러한 문서의 종류는 다음과 같다.
① 진료기록부 사본
수진자의 진료기록부 사본을 의뢰해 오면, 의무기록실에서의 절차를 거쳐 자료를 요구하는 사유에 가장 적합한 기록지를 복사해 회신한다.
② 진료비 명세서 사본
진료비 명세서는 분량이 많아 수개월간의 자료만이 보관 가능하다. 원무부서에 보관되어 있지 않는 명세서를 요구할 경우엔 전산실에 협조를 의뢰해 다시 출력하기도 하고, 전산실의 협조가 어려우면 자료가 보관되어 있는 창고에서 진료비 명세서를 찾아 복사 회신한다.
③ 진료비 내역서
진료를 받은 환자가 지불한 진료비가 과다하다고 생각하여 보험자에게 이의 신청을 하면 보험자는 병원으로 진료비의 상세한 내역을 의뢰해 온다. 이 경우 해당 수진자의 등록번호를 조회하고, 보관되어 있는 그 수진자의 퇴원계산서를 찾아 서식에 맞춰 내역서를 작성한다. 이때 진료비 내역서에 지정진료나 상급병실 사용이 있으면 이를 증명할 수 있는 지정진료 신청서나 상급병실 사용신청서를 복사해 첨부한다.
④ 상병발생원인 확인서
상병발생원인을 의뢰해 올 경우엔 ‘상병발생원인 확인서(회신용)’를 작성하여 회신하거나 의무기록실의 협조를 얻어 상병 발생원인이 가장 잘 나타나 있는 진료기록부를 복사해 회신한다.
⑤ 진료비 구분 산정
수진자가 요양급여기일을 초과하여 진료를 받았거나 수진자의 자격이 변경, 또는 수진자의 조합이 변경되었을 경우 등에는 해당병원에 진료비 구분산정을 의뢰해 온다. 구분산정을 의뢰해 오면 수진자가 수납한 진료비 내용을 구분된 기간별로 외래와 입원의 본인부담율과 보험자부담율을 고려하여 구분 산정한다.
⑥ 진료비 환불
진료비를 과다 징수한 경우 그 차액을 수진자에게 환불 또는 지로 입금하도록 하는 공문으로서 그 내용이 타당한 경우에는 지불결의서를 작성하여 처리하며, 그 심사내용이 부당하면 다시 병원측에서 이의 신청을 한다.
⑦ 공무상 요양관련 문서
입원 또는 외래환자가 공무상 요양급여처리 환자로 결정되면 해당기관으로부터 그 결정서를 접수 받은 후, 수진자가 결정서를 가지고 절차를 받기 위해 병원을 방문하면 필요서류 구비상태를 확인하고 처리한다.
⑧ 기타
이상의 여러 공문서 외에도 무자격 진료자 확인 의뢰, 사고경위서 의뢰, 병원병실 현황조회 의뢰, 병원급식 가격조회 의뢰, 요양기관 현황변경 신고서 의뢰 등 여러 종류의 공문서가 있다.
무자격 진료확인 의뢰의 경우엔 함께 송부해 오는 회신용 확인서에 의뢰사항을 체크해 발송하며, 의료사고가 발생했을 경우에 요구해 오는 사고경위서는 의사와 원무부서장의 협의 후 작성해 회신한다.
